Urzędy zamknięte – jak długo jeszcze?

Wielu, szczególnie młodym osobom pandemia nie przeszkadza. Co więcej: radzą sobie i to całkiem nieźle:

- W końcu większość rzeczy można załatwić przez telefon albo przez stronę internetową urzędu!

To co do niedawna można było załatwić tylko bezpośrednio w okienku, teraz odbywa się telefonicznie, najczęściej bez jakiegokolwiek osobistego kontaktu z urzędnikami. Jeśli nie można dokumentu wysłać mailem, to podpisane dokumenty można zostawić w urnach i skrzynkach podawczych. Te pojawiły się niemal przed wszystkimi urzędami w Polsce.

Wiele osób  skorzystało też z możliwości założenia profilu zaufanego i skrzynki ePUAP, ułatwiającej załatwianie spraw przez Internet niemal w dowolnej instytucji publicznej.

Mimo to pod Urzędem Skarbowym, ZUSem i urzędami miejskimi oraz gminnymi regularnie pojawiają się kolejki petentów, którzy muszą załatwić sprawę osobiście.

Dla wielu, szczególnie starszych osób, przystosowanie się do nowych standardów pracy urzędów jest istotnym problemem. Czekają na powrót do normy: chcieliby korzystać ze sprawdzonego i znanego im systemu. Często stawiają opór przed elektronicznym systemem załatwiania spraw. Często nie mają możliwości samodzielnego załatwienia spraw poprzez środki łączności elektronicznej, nie korzystają z nich tak swobodnie jak młodzi. Zaufanie do elektronicznego sposobu przesyłania informacji i podawania swoich danych także zniechęca.

Czy powinniśmy się spodziewać, że wraz z otwarciem szkół zmieni się również praca urzędów?

Na pytanie o to, jak długo jeszcze praca urzędu będzie prowadzona "w trybie zamkniętym", uzyskaliśmy następującą odpowiedź z gorlickiego  Ratusza:

Zmiany w funkcjonowaniu Urzędu Miejskiego w Gorlicach aktualizowane są co dwa tygodnie. Na tę chwilę trudno jest dokładnie przewidzieć, kiedy urząd wróci do trybu pracy sprzed wybuchu epidemii. Jest to w dużym stopniu uzależnione od panującej sytuacji epidemicznej w mieście i regionie.

Trudno się temu dziwić. Sytuacja jest bardzo dynamiczna, o czym wielu z Was przekonało się m.in. czytając wywiad z Parą Młodą, która na tydzień przed własnym ślubem dowiedziała się o powrocie obostrzeń.

Fizyczny brak kontaktu z urzędnikami nie może jednak hamować pracy urzędów w ogóle. Petenci oceniają tę zmianę w różny sposób: niektórym nowe formy załatwiania spraw bardzo odpowiadają, inni narzekają na to, że brak kontaktu z urzędnikiem w istotny sposób utrudnia im funkcjonowanie. A jak zmiany oceniają sami urzędnicy?

Czasowe ograniczenia w funkcjonowaniu urzędu zostały wprowadzone, aby zapewnić ciągłość jego pracy. W przypadku wykrycia zachorowania na koronawirusa u jednego z pracowników lub klientów, urząd musiałby zostać całkowicie zamknięty. Wiązałoby się to z brakiem możliwości załatwienia jakichkolwiek spraw urzędowych. Działanie to zostało wprowadzone profilaktycznie, aby zminimalizować ryzyko pojawienia się sytuacji kryzysowej.

Reorganizacja pracy Urzędu Miejskiego w Gorlicach zmieniła zasady obsługi mieszkańców. Obecna sytuacja ogranicza dotychczasowy, bezpośredni kontakt z klientami, który jest zdecydowanie najdogodniejszy dla obu stron podczas załatwiania urzędowych spraw. Pewne problemy wynikające z obecnej sytuacji zgłaszają szczególnie pracownicy Biura Wsparcia Rodzin, którzy zauważają większą liczbę błędów we wnioskach np. o świadczenia rodzinne. Mieszkańcy korzystający z tradycyjnej formy składania wniosków wrzucają je teraz do skrzynki znajdującej się przed wejściem do ratusza. Wcześniej wielu klientów korzystało z pomocy naszych pracowników, co pozwalało uniknąć wielu błędów podczas wypełniania formularzy.

Obecnie funkcjonowanie UM w Gorlicach oraz wielu innych urzędów wygląda podobnie. Dopóki sytuacja epidemiologiczna nie zmieni się w istotny sposób na korzyść musimy liczyć się z tym, że załatwianie spraw będzie wyglądało inaczej. UM w Gorlicach wyjaśnia:

Bezpośredni kontakt z urzędnikami jest nadal możliwy, jednak dotyczy on spraw najważniejszych, nie cierpiących zwłoki. W pozostałych przypadkach mieszkańcy proszeni są o kontakt drogą elektroniczną bądź telefoniczną.

Kasa urzędu jest czynna od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 14.00, jednak przy okienku może znajdować się wyłącznie jedna osoba. Zachęcamy do dokonywania płatności drogą elektroniczną.

Zawieszone zostało także funkcjonowanie Dziennika Podawczego w Biurze Obsługi Klienta – nie można osobiście składać ani pozostawiać dokumentów za potwierdzeniem odbioru. Przy wejściach do budynku Urzędu Miejskiego (Segment A) wystawiona została specjalna urna wrzutowa na dokumenty.

Zachęcamy naszych klientów do składania dokumentów za pośrednictwem: tradycyjnej poczty, elektronicznej skrzynki podawczej e-PUAP, poczty e-mail.

Informujemy, że w związku z reżimem sanitarnym, przy wejściu do budynku dokonywany będzie pomiar temperatury. Klienci urzędu przebywający w budynku zobowiązani są do dezynfekcji rąk oraz zakrywania ust i nosa.

A czy w obecnej sytuacji epidemiologicznej Wasze kontakty z urzędami i urzędnikami poprawiły się? A może w istotny sposób utrudniły Wam załatwianie spraw?

Zapraszamy do dyskusji!